Déchirez votre politique de travail à distance (si vous en avez une) et recommencez

Il y a de fortes chances que vous n’ayez pas de politique de travail hybride. De nombreuses entreprises n’ont aucune politique écrite concernant le travail en dehors du bureau. Ceux qui le font ont probablement une politique de travail à distance.

Aller sans aucune politique du tout est malavisé. Les politiques protègent l’entreprise, améliorent le moral, favorisent une meilleure culture, aident à la rétention des employés, améliorent la cybersécurité et offrent d’autres avantages.

Et les politiques de travail à distance élaborées il y a à peine quelques années sont probablement obsolète pour la plupart des entreprises maintenant.

Le concept d’avoir un manuel de l’employé pour les employés «réguliers» qui travaillent au bureau, ainsi qu’une politique de travail à distance pour cette minorité qui travaille à domicile, est désormais dépassé à l’extrême.

Oui, certains employés sont explicitement classés comme travailleurs hybrides ou flexibles, passant quelques jours au bureau et quelques jours à la maison. Mais même ceux qui sont qualifiés de travailleurs sur site sont susceptibles de travailler en dehors du bureau, après les heures de travail et le week-end. Les membres du personnel peuvent prendre des « workcations » ou travailler dans d’autres pays pendant de courtes périodes. Et certains employés spécifiques peuvent entrer et sortir des catégories « bureau », « à distance » et « hybride ».

Les possibilités quant à l’endroit où les employés font leur travail sont infinies. Et c’est pourquoi vous avez besoin d’une politique unique pour tous les employés : une politique de travail hybride.

Ce que votre politique de travail hybride devrait couvrir

Les circonstances spécifiques de chaque entreprise peuvent varier, mais toutes les politiques de travail hybrides doivent aborder les points suivants :

Sécurité. Même si vous avez mis en place un modèle de confiance zéro (fortement recommandé), la cybersécurité réelle exige des politiques bien pensées concernant les mots de passe, l’accès, l’utilisation de l’équipement, l’utilisation de logiciels non autorisés, la modification des paramètres de sécurité, le traitement des données et confidentialité.

Sécurité. Alors que nous, dans la presse technique, proclamons que le lieu de travail est « partout » maintenant, la loi ne le voit pas de cette façon. Votre politique doit définir clairement les limites du « lieu de travail » pour tous les employés. La loi de l’État sur la sécurité au travail, par exemple, signifie que les blessures subies par des employés à distance à domicile pourraient être qualifiées de blessures « sur le lieu de travail ». Mais cela ne devrait pas couvrir toute la propriété de la maison.

Se couper le doigt avec un couteau dans la cuisine en faisant un sandwich, par exemple, ne devrait pas être considéré comme un accident du travail. Tout espace physique désigné comme « lieu de travail » à domicile doit être régi par une politique pour assurer la sécurité. (Notez que le lieu de travail comporte également un élément de temps qui doit être spécifié dans la politique.) L’implication de la désignation d’un «lieu de travail» à distance est que tout travail effectué en dehors de ce «lieu de travail» nécessite sa propre section de politique. Presque tous les employés travailleront en dehors du «lieu de travail», qu’il s’agisse d’un employé de bureau répondant à des e-mails chez Starbucks ou d’un employé travaillant à domicile finissant une présentation sur le canapé.

Équipement. Déterminez et spécifiez quel équipement sera fourni et utilisé par les employés pour le travail et comment cet équipement doit être utilisé.

Admissibilité. Précisez qui est éligible au travail à distance et au travail flexible et si ces dispositions sont fixées au cas par cas. Inclure tous les détails dans la politique.

Productivité. Définissez des attentes claires et des mesures ou des normes de performance détaillées dans la mesure du possible. Spécifier tous les outils à utiliser pour mesurer la productivité, y compris les logiciels dits de « surveillance ».

la communication. Énoncez les exigences pour assister à des réunions, renvoyer des e-mails et des appels téléphoniques, participer à des conversations de messagerie et d’autres détails sur la communication.

Allocation. L’utilisation de ressources partagées, en particulier au bureau, doit être répertoriée dans la politique. Si vous utilisez un processus de hot-desking pour l’attribution des espaces de travail, définir le système de réservation, les règles et l’éligibilité.

Disponibilité. Identifiez quand les employés sont censés être disponibles pour la communication et le travail au bureau.

Résiliation. Énoncez les attentes au moment de la résiliation pour tout employé qui démissionne, est mis à pied ou est licencié. Concentrez-vous sur la gestion des données, le retour de l’équipement, l’accès aux ressources cloud et tout ce qui est pertinent pour séparer un employé de l’organisation.

Et enfin : évitez la tentation de créer la politique, puis de l’ignorer. Considérez votre politique de travail hybride comme un document vivant soumis à une révision et à un réexamen constants.

L’avenir du travail est ici. Assurez-vous que votre politique de travail hybride est également ici.

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