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Pourquoi vous pourriez vouloir un service de partage de fichiers sécurisé maintenant que vous travaillez à domicile


Lorsque nous étions tous au bureau, beaucoup d’entre nous étaient connectés au réseau du bureau. Nous n’avons pas eu besoin de beaucoup réfléchir au partage de fichiers. Mais maintenant que nous sommes dispersés à travers le paysage, le partage sécurisé de fichiers importants peut nécessiter une planification minutieuse. Voici pourquoi vous souhaiterez peut-être utiliser de puissants services de partage de fichiers pour partager des fichiers sensibles en toute sécurité, afin de mieux collaborer, quel que soit l’endroit où vous travaillez.

Le moyen le plus simple de partager un fichier consiste probablement à joindre un document à un e-mail, à un Slack ou à un autre message instantané. Mais dans tous les cas, cela crée des problèmes sur plusieurs fronts. Si vous comptez trop sur votre messagerie ou votre système de messagerie, vos fichiers mal archivés pourraient devenir accessibles aux pirates indiscrets avec des leurres de phishing. Si vous partagez des documents traditionnels de cette manière, vous pourriez également vous retrouver rapidement à jouer au jeu « qui a la version la plus récente ». Il est difficile de suivre les mises à jour lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document, feuille de calcul ou présentation.

Alors que des outils de collaboration intégrés comme Google Workspace ou Microsoft OneDrive (ou quelque chose d’équivalent basé sur votre identité de messagerie) peuvent résoudre le problème de contrôle de version – et peuvent être votre seule option si votre entreprise insiste – ils peuvent devenir encombrants au moment où votre équipe s’étend au-delà votre domaine de bureau. Vous pourriez par inadvertance partager le document avec des personnes qui ne devraient pas le voir ou verrouiller quelqu’un qui a besoin d’y accéder. Plus vous rendez votre situation de partage compliquée, plus le risque d’erreur où le monde (ou peut-être des membres de la famille) accède à vos fichiers est grand. Nous avons tous vu des reportages où une base de données ou une collection de documents est tombée entre de mauvaises mains parce que quelqu’un n’a pas appliqué la sécurité appropriée. Certaines entreprises ne prendront pas le risque : avec l’un de mes clients, j’ai dû obtenir une nouvelle adresse e-mail sur leur domaine pour partager leurs documents Google.

Outre Google Workspace et OneDrive, il existe plus d’une douzaine de fournisseurs différents de services de partage de fichiers personnels, notamment Dropbox, Box et iCloud d’Apple. Beaucoup d’entre eux sont gratuits ou presque pour une utilisation minimale. Mais si vous envisagez ces services, tous les membres de votre cercle de partage devraient utiliser l’authentification à deux facteurs (comme Authy) pour y accéder, pas seulement un nom d’utilisateur et un mot de passe. Même ainsi, ils sont souvent de second ordre en ce qui concerne l’expérience utilisateur (les fonctionnalités de collaboration de Dropbox peuvent être déroutantes, iCloud et Windows ont une relation compliquée, et la fonction de prévisualisation des fichiers de Box ne fait pas un si bon travail). Ils conviennent au partage à usage unique ou au partage de fichiers sur vos propres appareils, mais ce n’est pas ma solution préférée.

Au lieu de cela, vous devriez envisager un service de partage de fichiers basé sur le cloud de niveau entreprise, qui ajoute plus de couches de protection en cryptant vos données et qui dispose d’un contrôle d’accès affiné. Egnyte, SecureDocs, ShareFile et SugarSync ne sont que quelques-uns des services les plus populaires ; voici un tableau avec une comparaison approximative de leur coût et de ce qu’ils offrent pour commencer :

Services de partage de fichiers sécurisés populaires comparés

Vendeur Tarification mensuelle Max. téléchargement de fichiers Période d’essai gratuite Intégration d’applications
Vendeur Tarification mensuelle Max. téléchargement de fichiers Période d’essai gratuite Intégration d’applications
Egnyté 20 $/utilisateur 100 Go 15 jours Extensif
SecureDocs 250 $ pour un nombre illimité d’utilisateurs Illimité 14 jours Limité
ShareFile/Citrix 50 $ pour un nombre illimité d’utilisateurs 100 Go 30 jours Extensif
SugarSync 55 $ pour 3 utilisateurs 300 Go pour les clients Web 30 jours* Limité

*Carte de crédit requise pour activer l’essai gratuit

Quel que soit celui que vous choisissez, voici ce que vous devez rechercher lorsque vous recherchez un service de partage de fichiers sécurisé :

  • Synchronisation automatique des fichiers pour tous les utilisateurs sur tous les appareils, y compris l’intégration avec l’Explorateur Windows et le Finder de MacOS, afin que vous puissiez parcourir les répertoires partagés et conserver des copies locales pour un accès rapide.
  • Prise en charge des clients Android, iOS et Web pour parcourir les répertoires et dossiers partagés lors de vos déplacements.
  • Cryptage de bout en bout. Si quelqu’un parvient à télécharger vos fichiers sans votre identifiant, il ne devrait rien pouvoir en faire. ShareFile dispose également d’un plug-in Outlook qui crypte vos fichiers en tant que fonctionnalité supplémentaire.
  • Sécurité de connexion supplémentaire. SecureDocs nécessite une authentification supplémentaire par défaut pour toutes ses connexions, tandis que les autres que je mentionne l’ont en option. La configuration est aussi simple que de scanner un code QR dans une application pour smartphone, comme indiqué ci-dessous :

  • Options de partage public faciles à désactiver, ou qu’il est difficile de choisir par inadvertance de partager publiquement.
  • Autorisations et droits d’accès personnalisables pour s’assurer que les bonnes personnes partagent les bonnes collections de fichiers. Egnyte, par exemple, dispose de nombreux contrôles pour ajouter un mot de passe à votre fichier, autoriser ou désactiver les téléchargements et les notifications, comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessous :

  • Des pistes de vérification pour comprendre et réparer quand quelqu’un partage accidentellement un fichier avec l’ensemble d’Internet, ou pour que vous puissiez rapidement supprimer un fichier partagé s’il n’est plus nécessaire.

Beaucoup de ces produits ont des essais gratuits (parmi ceux que j’ai mentionnés ci-dessus, tous sauf SugarSync ne nécessitent aucun détail de paiement), et vous pouvez utiliser ces périodes pour les évaluer. Se poser ces questions devrait également vous aider à choisir :

  • Partagez-vous régulièrement des fichiers très volumineux, comme des vidéos ou des documents PowerPoint illustrés ? Certains services imposent des limites aux fichiers individuels ; SugarSync, par exemple, a une limite sur la taille de téléchargement du client Web.
  • Quels autres outils logiciels fonctionnent avec le service de partage de fichiers? Certains (comme Egnyte) s’intègrent à Salesforce, Google Workspace et Slack, ce qui facilite le partage de fichiers dans le cadre de vos flux de travail normaux. Vérifiez les petits caractères si cela est important pour vous.
  • Avez-vous besoin d’une chambre ?? Certains services offrent une « salle de données » partagée commune qui peut être l’équivalent cloud d’un serveur de fichiers réseau partagé. ShareFile et SecureDocs offrent tous deux un espace illimité pour leurs salles partagées. D’autres, comme Egnyte, limitent la salle à 1 To, ce qui représente encore beaucoup de stockage si vous n’êtes pas un producteur vidéo.
  • De quels autres services spécialisés avez-vous besoin? Certains services s’intègrent aux applications de signature électronique (ShareFile fonctionne avec RightSignature de Citrix), permettent des flux de travail personnalisés (comme les approbations de documents) et d’autres tâches qui peuvent faire gagner du temps dans un environnement d’entreprise.

L’utilisation de n’importe quel service de partage d’entreprise nécessitera quelques ajustements, mais je pense qu’ils en valent la peine pour obtenir une tranquillité d’esprit supplémentaire, une meilleure sécurité et des fonctionnalités collaboratives.



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